Devenir « proactif »

En route vers le travail le matin, vous revoyez votre liste de tâches dans votre tête et priorisez les choses à faire. Aussitôt arrivé au bureau, vous êtes bombardé d’urgences et d’imprévus.

À ce moment-là, vous mettez votre liste de côté et vous tombez en mode « réactif », i.e. vous répondez aux urgences.

Les imprévus feront toujours partie de notre quotidien et nous ne pourrons jamais les éliminer, sauf que nous pouvons définitivement les diminuer en devenant « proactif ».

La croyance populaire stipule que nous devons apprendre à gérer notre temps. En fait, le temps ne se gère pas… il y a 24 heures dans une journée pour tout le monde!

Par contre nous pouvons apprendre à gérer nos priorités!

La matrice de gestion des priorités d’Eisenhower

La matrice de gestion des priorités d’Eisenhower (importée par le célèbre général lors de la seconde guerre mondiale) est un outil formidable qui nous permet de classer les différentes tâches de la journée en leur donnant un degré d’urgence et d’importance. 

URGENT NON URGENT
IMPORTANT Une tâche qui requiert une action immédiate et qui aura des conséquences nuisibles si non traitée immédiatement 
Exemples: 
  • Travail à terminer aujourd’hui
  • Répondre à une plainte d’un client
  • Régler un problème majeur dans l’équipe
  • Un événement non anticipé
Toutes les tâches qui sont en lien avec notre planification de la journée et nos objectifs spécifiques. 
Exemples:
  • Travaux en cours avec date d’échéance ultérieure
  • Évaluation des priorités
  • Organisation du travail
  • Réunion d’équipe
  • Formation à l’interne
NON IMPORTANT Toutes les tâches que nous entamons suite à une demande ou un imprévu et qui ne font pas partie de nos priorités de la journée. 
Exemples:
  • Prise d’appels au fur et à mesure
  • Répondre aux courriels au fur et à mesure
  • Réunion imprévue
  • Visiteurs imprévus
  • Discussion avec un collègue
Toutes les tâches qui consomment beaucoup de notre temps et qui ne sont pas en lien avec notre planification de la journée ou nos objectifs. 
Exemples: 
  • Se laisser distraire par les courriels publicitaires
  • Chercher une information pour une autre personne
  • Parler de tout et de rien
  • Lire le journal

 

Bien entendu, certaines tâches peuvent être non importantes une journée et le devenir à un certain moment donné. Tout dépend des objectifs que nous nous sommes fixés.

Passer continuellement notre temps à répondre aux urgences et aux imprévus (urgent/important), finit par nous drainer d’énergie. C’est ce que j’appelle être en mode « réactif »; aucune planification, « on éteint des feux ».

Si au contraire nous passons la majorité de notre journée à effectuer des tâches importantes mais qui ne requièrent pas d’urgence, nous demeurons en mode  « proactif » et par le fait même beaucoup plus productif.

 

Comment faire pour réussir à bien gérer ses priorités et devenir « proactif »? 

  • Faire l’inventaire des tâches à accomplir et des demandes qui vous sont données
  • Déterminez leur degré d’importance par rapport à vos objectifs et votre planification
  • Adoptez un système de gestion de tâches (Outlook, tableau Excel…)
  • Si vous avez plusieurs projets à gérer en même temps, attitrez-leur des blocs de temps
  • Fixez-vous des objectifs avec des résultats concrets à atteindre (terminer le projet x par mardi, but du projet, but d’une rencontre, but de la publicité, délais prévu…)
  • Établissez un plan de travail avec les délais d’exécution
  • Commencez votre journée par effectuer les tâches qui vous demandent le plus d’énergie; en général les gens sont plus productifs en début de journée
  • Déléguez si vous le pouvez; effectuer des tâches en lien avec vos forces améliore votre productivité
  • Demandez de l’aide au besoin pour maximiser votre temps
  • Déterminez le moment où vous retournerez vos courriels; fermez votre messagerie courriels pour ne pas être tenté de répondre à tous les courriels entrants
  • Déterminez le moment où vous retournerez vos appels; prenez seulement les appels importants et retournez les autres au moment où vous l’aurez prévu
  • Soyez en mode « ne pas déranger » pour en aviser votre personnel
  • Si vous rencontrez une situation problématique, portez votre attention immédiatement sur les solutions possibles au lieu de rester bloqué sur le problème.
  • Terminez ce que vous avez commencé avant d’entamer la prochaine tâche
  • Fermez la porte de votre bureau pour ne pas être dérangé

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